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Anforderungen an die technische Qualität des PDF-Dokumentes

Um die visuelle Reproduzierbarkeit, Nutzerfreundlichkeit und Langzeitarchivierung der auf dem edoc-Server publizierten Dokumente gewährleisten zu können, müssen die PDF-Dateien einer Reihe von Anforderungen entsprechen. Alle Anforderungen sind mit Acrobat Adobe Pro prüf- und nachträglich umsetzbar. Darüber hinaus empfehlen wir, die PDF/A-Konformität anzustreben. Falls Sie Fragen oder Probleme bei der Umsetzung der Anforderungen haben, schreiben Sie uns gern eine E-Mail.

Anforderungen

Für ausführliche Hinweise zur Prüfung und Umsetzung klicken Sie bitte auf den jeweiligen Link der Anforderung. Die Links führen zur Anleitung für Erstellung und Bearbeitung von PDF-Dokumenten für den edoc-Server  als PDF-Datei. Hinweise zur Umsetzung der Anforderungen bei der Verwendung von LaTeX finden Sie unten auf dieser Webseite.

A1 Titel und Autor sind in den Dokumenteigenschaften angegeben.
A2 Es sind keine Sicherheitseinstellungen vorhanden.
A3 Alle verwendeten Schriften sind im Dokument eingebettet.
A4 Das Dokument liegt als eine einzige PDF-Datei vor. Die PDF-Datei ist zweckmäßig benannt. Der Dateiname enthält keine Umlaute, Leer- oder Sonderzeichen.
Zusätzliche Anforderungen für Dissertationen
A5 Das Seitenformat ist DIN A4 oder A5.
A6 Die Sprache des Dokumentes ist in den Dokumenteigenschaften festgelegt.
A7 Das Layout des Textes ist doppelseitig druckbar und ermöglicht die Bindung durch einen mindestens 25 mm breiten Innenrand.
A8 Lesezeichen sind vorhanden und geben mindestens das Inhaltsverzeichnis einschließlich Nummerierung, falls verwendet, wieder.
A9 Die Ansicht beim Öffnen ist festgelegt auf Lesezeichen, die auf die erste Gliederungsebene reduziert sind, und die Seiten werden in Fenstergröße dargestellt.
A10 Verwendete Farbräume sind im Ausgabeprofil angegeben.

Empfehlungen

D1 Für Abbildungen werden zusätzlich Beschriftungen als alternativer Text eingegeben.
D2 Zitationen sind mit dem Literaturverzeichnis verlinkt.
D4 Fuß- und Endnoten sind verlinkt.
D5 Tabellen- und Abbildungsverzeichnisse sind mit den jeweiligen Beschriftungen verlinkt.
D6 Schlagwörter sind in den Dokumenteigenschaften angegeben.
D7 Abbildungen haben eine deutlich gekennzeichnete Beschriftung, z. B. „Abbildung“, „Abb.“, „Figure“ oder „Fig.“.

Umsetzung der Anforderungen bei der Verwendung von LaTeX

Aufgrund der unterschiedlichen LaTeX-Distributionen und der Vielzahl an Paketen und Optionen, gibt es aktuell keine Musterlösung zur Erzeugung eines vollständig PDF/A-konformen Dokumentes aus LaTeX. Auch ist es nicht in allen Fällen möglich, direkt aus LaTeX heraus eine PDF/A-konforme Datei zu erstellen.

  • Stellen Sie sicher, dass die verwendete LaTeX-Distribution auf dem aktuellen Stand ist.
  • LaTeX bettet standardmäßig alle verwendeten Schriften ein. Ausgenommen hiervon sind jedoch die verwendeten Schriften in Abbildungen, die als PDF-Dateien eingebunden werden. Wurden die Schriften dort nicht bereits eingebettet, so fehlen die in der Abbildung verwendeten Schriften auch im Gesamtdokument.

Die folgenden Hinweise für die Erstellung einer PDF/A-konformen Datei entstammen der Anleitung „How to create a PDF/A file with LATEX“ von Jarmo Niemelä [Stand 27.10.2023]. In dieser finden Sie ein Beispiel sowie weitere Erläuterungen.


Paket pdfx

pdfx ist ein LaTeX-Paket zur Erzeugung von weitgehend PDF/A-konformen Dokumenten. Laden Sie das Paket mit folgendem Befehl:

\usepackage[a-2b]{pdfx}

  • Mit der Option können Sie die PDF/A-Version festlegen (im Beispiel PDF/A-2b). Der Defaultwert ist a-1b.
  • Das pdfx-Paket lädt u. a. die Pakete hyperref und xcolor, so dass diese nicht explizit aufgerufen werden müssen.
  • Die hyperref-Optionen können mit dem Befehl \hypersetup angepasst werden. Hiervon ausgenommen sind die beschreibenden Metadaten wie Titel pdftitle und Namen der Autor:innen pdfauthor (s. Metadaten mit XMP).
  • Sofern die nötigen Farbprofile nicht bereits vorhanden sind, können sie mit dem Befehl \usepackage{colorprofiles} vor dem Aufruf des pdfx-Paketes installiert werden. Der Befehl kann danach entfernt werden.
  • pdfx unterstützt aktuell nicht die Einbindung von CMYK-Farbprofilen in PDF/A-Dokumenten. Wenn Sie Bilder im CMYK-Farbraum eingebunden haben, ist in der Regel eine nachträgliche Konvertierung mit Adobe Acrobat Pro erforderlich.


Metadaten mit XMP

Der PDF/A-Standard verlangt, dass die beschreibenden Metadaten eines Dokuments, wie z.B. der Titel und die Namen der Autor:innen in einem bestimmten Format eingebettet werden. Das pdfx-Paket liest diese Angaben über eine seperate Textdatei ein (sogenannte XMP-Datei). Diese Datei kann durch folgende Befehle am Anfang des LaTeX-Dokumentes erzeugt werden:

\begin{filecontents*}[overwrite]{\jobname.xmpdata}
\Title{ Lorem ipsum dolor sit amet}
\Author{Alice Muster}
\Subject{latex document test}
\Keywords{keyword1\sep keyword2\sep keyword3}
\end{filecontents*}


Weitere Hinweise bei der Verwendung des Paketes hyperref

  • Die Sprache des Dokuments (Anforderung A6) kann mit folgender Option (en = Englisch, de = Deutsch) in \hypersetup festgelegt werden: pdflang={en}
  • Nummerierte Lesezeichen (Anforderung A8) können mit folgender Option in \hypersetup erzeugt werden: bookmarksnumbered=true
  • Die Ansicht beim Öffnen (Anforderung A9) kann in \hypersetup mit folgenden Optionen festgelegt werden: pdfstartview=Fit, pdfpagelayout={SinglePage}, bookmarksopenlevel=0