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Humboldt-Universität zu Berlin - edoc-Server

FAQs

Zum elektronischen Publizieren allgemein:

 

Zur Publikation von Forschungsdaten:

 

Zum elektronischen Publizieren allgemein:

 

Welche Dokumente werden veröffentlicht?

Dissertationen und Habilitationsschriften unterliegen generell der Publikationspflicht (die Promovenden der Medizinischen Fakultät bitten wir, ihr Promotionsbüro nach dem für sie geltenden Ort der Publikation zu fragen).
Um dieser Pflicht nachzukommen, ist gemäß Promotions- bzw. Habilitationsordnung die elektronische Veröffentlichung zulässig. Dissertationen, Habilitationsschriften, aber auch andere Qualifikationsarbeiten, bilden deshalb einen grossen Anteil an den veröffentlichten Dokumenten.

Einen weiteren Anteil bilden Erstveröffentlichungen, die nicht unter die Kategorie "Qualifikationsarbeiten" fallen.

Der edoc-Server steht ausserdem für Zweitveröffentlichungen von bereits anderweitig publizierten Dokumenten zur Verfügung. Autoren können diese auf dem edoc-Server unter Open-Access-Bedingungen publizieren. 

Des Weiteren können Zeitschriften und andere Serien auf dem edoc-Server veröffentlicht werden. Diese Angebot richtet sich an Herausgeber bereits existierender Serien oder potentielle Herausgeber des Goldenen Weges.

Einen Überblick über die Veröffentlichungen auf dem edoc-Server erhalten Sie am besten auf unserer Homepage edoc.hu-berlin.de.

 

Kann ich von der VG Wort Geld bekommen?

Das Meldesystem für Texte auf Internetseiten (METIS, seit 2009 ersetzt durch TOM) der Verwertungsgesellschaft Wort (VG Wort) ermöglicht die Ausschüttung von Tantiemen an Internet-Autoren. Um daran teilnehmen zu können, ist der Einbau einer Zählmarke in das Online-Dokument notwendig.

Leider ist es zur Zeit noch nicht möglich, solch eine Zählmarke in PDF-Dokumente des edoc Servers einzubauen. Grund dafür ist die von der VG Wort genutzte Technologie, die für Repositories nicht praktikabel ist. Das zentrale Problem besteht darin, dass die URL, die zum Volltext des Dokuments (PDF) führt, im Falle der Nutzung einer Zählmarke nicht mehr direkt auf die auf dem edoc Server liegende Datei zeigt, sondern auf den Zählserver der VG Wort. Dadurch würden wir u.a. die Kontrolle über die Verfügbarkeit unseres Dienstes abgeben und unmittelbar von einem Dritten abhängig machen.

Da das Problem nicht nur den edoc Server der Humboldt-Universität betrifft, wird zusammen mit DINI (Deutsche Initiative für Netzwerkinformation) auf nationaler Ebene versucht, mit der VG Wort eine alternative Lösung zu finden. Sollte es zu einer Einigung kommen, wird diese Lösung für den edoc-Server der Humboldt-Universität werden. Ob und wann es dazu kommt, lässt sich derzeit noch nicht abschätzen.

Bis dahin können Sie sich als Autor bei VG Wort registrieren lassen und an einer jährlich stattfindenden Sonderausschüttungsaktion teilnehmen. Melden Sie sich hier an: http://tom.vgwort.de.

 

Was muss ich tun, damit meine Dissertation elektronisch veröffentlicht werden kann?

Um der Publikationspflicht für Dissertationen und Habilitationsschriften zu genügen, kann die Arbeit elektronisch veröffentlicht werden. Dafür muss eine PDF-Version sowie ein oder mehrere Druckexemplare eingereicht werden. Druckexemplare können auch direkt über die  Hochschulschriftenstelle in Auftrag gegeben werden. Zusätzlich werden ein Abstract und vier selbstgewählte Schlagwörter jeweils in deutscher und englischer Sprache verlangt. Die elektronische Version muss den Vorgaben des Computer- und Medienservice bzw. der Universitätsbibliothek genügen (siehe Anforderungen).

 

Gibt es Anforderungen, welche Dokumente, die auf dem edoc-Server veröffentlicht werden sollen, erfüllen müssen?

Auf dem edoc-Server der Humboldt-Universität werden hauptsächlich PDF-Dokumente veröffentlicht. Um sowohl Autoren als auch Lesern eine hohe Qualität der Publikation bieten zu können, sollten die PDF-Dokumente eine Reihe von Eigenschaften besitzen. Für Dissertation gelten spezielle Anforderungen.

 

Mit welchem Textverarbeitungssystem muss das Dokument geschrieben sein?

Ein Textdokument kann grundsätzlich mit jedem beliebigen Textverarbeitungssystem geschrieben werden. Für das Programm Microsoft Word bieten wir Unterstützung in Form von Dokumentvorlagen an.

 

Wie kann ich meine Qualifikationsarbeit abgeben?

Die elektronische Version (einschließlich PDF-Version und Abstracts, Schlagwörter) kann online eingereicht werden. falls die Abgabe von Druckexemplaren notwendig ist, können diese in der Hochschulschriftenstelle der Universitätsbibliothek abgeliefert werden. Wir raten Ihnen jedoch, die Druckexemplare in der Hochschulschriftenstelle gegen Gebühr herstellen zu lassen.

 

Kann ich die Druckexemplare in der Universitätsbibliothek herstellen lassen?

Es besteht die Möglichkeit, die Herstellung der Papierexemplare in der Hochschulschriftenstelle der Universitätsbibliothek in Auftrag zu geben. Diese werden dann aus der eingereichten PDF-Version gedruckt. Die Anzahl und die Form der Bindung und damit auch der Preis sind von der jeweils gültigen Promotionsordnung abhängig.

 

Wieso enthält mein PDF-Dokument angeblich so viele Farbseiten? Kann denn die Angabe der Hochschulschriftenstelle stimmen?

Enthält die Dissertation Graustufenbilder, setzen diese sich in Wirklichkeit meist aus farbigen Pixeln zusammen. Es kommt auch vor, dass immer wiederkehrende Objekte wie Links oder Linien zur Seitenbegrenzung in Wirklichkeit farbig sind, obwohl der Betrachter das nicht wahrnehmen kann.

 

Kann ich die Arbeit trotz der Veröffentlichung im Internet noch durch einen Verlag veröffentlichen lassen?

Über diese Frage gibt es bei den Verlagen unterschiedliche Auffassungen. Zum Teil wird die Veröffentlichung im Internet als zusätzliche Werbung verstanden, andere Verlage lehnen aber eine digitale Volltextveröffentlichung kategorisch ab, weil sie diese eher als Konkurrenz denn als Werbung begreifen. Sollten Sie beabsichtigen, Ihre Arbeit neben der elektronischen Veröffentlichung über eine Verlagspublikation zu veröffentlichen, klären Sie diese Frage mit Ihrem Verlag bitte vorher ab. Befindet sich die Arbeit einmal auf dem Publikationsserver, kann sie von dort aus Integritätsgründen nicht mehr entfernt werden.

 

Wo kann ich weitere Hilfestellungen erhalten?

Nehmen Sie Kontakt mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Arbeitsgruppe Elektronisches Publizieren auf.

 

Wie kann ich mein Textdokument nach PDF umwandeln?

Dafür gibt es eine ganze Reihe von Möglichkeiten. Ideal ist die Verwendung des Programms Adobe Acrobat Professional, welches jedes Mitglied der Humboldt-Universität kostenfrei über den Computer- und Medienservice beziehen kann. Darüber hinaus kann jeder Inhaber eines HU-Accounts das Programm auf Computern der PC-Pools nutzen.

Zu empfehlen ist die Nutzung von "Software as a Service", einem Angebot des CMS für Angehörige der HU. Hier können Sie die jeweils aktuellste Version von Acrobat Professional zur Erzeugung und Kontrolle Ihres PDF-Dokumentes nutzen. Ein RDP-Client ist übrigens das Programm "Remotedesktopverbindung", welches sich bei Windows im Ordner "Zubehör" befindet.

Falls Sie die umzuwandelnde Dissertation auf einen Datenträger wie Festplatte oder USB-Stick gespeichert haben, müssen Sie dem RDP-Client vor dem Login diesen lokalen Datenträger mitteilen. Wählen Sie diesen unter (z. B. Remotedesktopverbindung) unter "Lokale Ressourcen"/"Lokale Geräte und Ressourcen"/"Weitere" aus.

Detaillierte Anleitungen für verschiedene Szenarien finden Sie in unserer Anleitung.

 

Soll die Zusammenfassung im Textdokument  enthalten sein?

Zusammenfassungen in Deutsch und Englisch werden benötigt, um ohne Öffnen des eigentlichen Dokuments Auskunft über den Inhalt zu geben. Sie werden über das Online-Formular eingegeben und müssen nicht, können aber mit den Zusammenfassungen bzw. Abstracts im PDF-Dokument identisch sein.

 

Was passiert mit Sonderzeichen in den Zusammenfassungen und Schlagwörtern?

Sie müssen die Sonderzeichen mit normalen Buchstaben umschreiben, beispielsweise „alpha, beta“ usw.
Der Grund dafür besteht darin, dass die Abstracts und Schlagworte in einer Datenbank verwaltet werden. Die Abstract-Seite eines jeden Autor wird dann automatisch aus der Datenbank generiert. Die Datenbank sieht die Abstracts aber als Text an und daher können keine Sonderzeichen, Bilder etc. enthalten sein.
Zulässige Zeichen sind als Faustregel diejenigen, die auf der Tastatur zu finden sind.

 

Wie lang sollten die Zusammenfassungen sein?

Grob gesagt, eine viertel bis halbe Seite. Die Länge des Abstracts ist pro Sprache auf 2000 Zeichen einschließlich Leerzeichen begrenzt.

 

Wie kann man in Deutschland überprüfen, ob jemand tatsächlich erfolgreich promoviert hat?

Da jeder Promovend seiner Veröffentlichungspflicht nachkommen muss, und die Bibliotheken diese Dissertationsschrift an „Die Deutsche Bibliothek“ weiterleiten, sollten Sie über den Katalog der DDB (http://portal.dnb.de/) die Dissertation finden, sofern es sich nicht um eine sehr alte Dissertation handelt.

 

Ich möchte den Vertrag für die Veröffentlichung per Post schicken. Ist es möglich dass ich den Vertrag unterschreibe und zu Ihnen faxe?

Bitte wenden Sie sich an die Hochschulschriftenstelle der Universitätsbibliothek. Von dort bekommen Sie die Abgabebescheinigung und können alles Weitere regeln.

 

Gibt es alle Informationen zum elektronischen Publizieren von Dissertationen in einer zusammengefassten Form?

In unserem Merkblatt, welches in Deutsch und Englisch vorliegt, finden Sie alle Informationen in Kurzform zusammengefasst. Das Merkblatt im PDF-Format eignet sich zum Ausdrucken und besonders zum Lesen am Computer, da alle wichtigen Links darin enthalten und aktiv sind.

 

Zur Publikation von Forschungsdaten:

 

Was sind Forschungsdaten?

Forschungsdaten sind Daten, die im Laufe des Forschungsprozesses generiert bzw. gesammelt werden und als Grundlage für Forschungsergebnisse dienen. Dies können Messdaten, Feldtagebücher, Bilder, Audio- und Videodateien, Digitalisate, aber auch Interviewtransskripte, 3D-Simulationen oder angewandte Software sein.

 

Welche Arten von Forschungsdaten können auf den edoc-Server publiziert werden?

Der edoc-Server macht aus technischer Sicht keine Beschränkungen für die Arten von Forschungsdaten. Zum Zweck der Langzeitarchivierung und Nachnutzbarkeit empfehlen wir möglichst offene und fachspezifisch etablierte Dateiformate für die Forschungsdatenpublikation zu verwenden. Es werden die folgenden Kategorien zur Auswahl angeboten:

  • Audio
  • Bilder
  • Datensätze
  • Forschungsdatensammlungen
  • Modelle
  • Software
  • Video
  • Andere Forschungsdaten

 

Können Forschungsdaten mit einer Sperrfrist (Embargo) publiziert werden?

Ja. Die Maximaldauer für ein Embargo beträgt fünf Jahre. Während des Embargos werden die Forschungsdaten nachgewiesen, sind aber selbst nicht einsehbar und herunterladbar. Während der Sperrfrist kann der Autor bestimmten Personen den Zugang ermöglichen. Nach Ablauf des Embargos wird die Forschungsdatenpublikation für die Öffentlichkeit freigeschaltet.

 

Wie lange werden Forschungsdaten auf dem edoc-Sever vorgehalten?

Es wird angestrebt, alle Publikation mit einer maximalen Langzeitperspektive zu archivieren und zugänglich zu halten. Eine Mindestdauer von 10 Jahren wird garantiert. Dissertationen sowie die für das Verständnis unverzichtbaren zugehörigen Forschungsdaten unterliegen zudem einem gesetzlichen Sammelauftrag und damit der Langzeitarchivierung im Auftrag der Deutschen Nationalbibliothek.

 

Wie wird die Sichtbarkeit und Auffindbarkeit der Forschungsdaten gewährleistet?

Über eine OAI-Schnittstelle werden die Inhalte auch von externen Nachweisdiensten erschlossen und können somit über einschlägige Suchmaschinen, wie z. B. Google Scholar oder BASE weltweit recherchiert werden. Sämtliche publizierten Inhalte verfügen über persistente Identifikatoren (URN und DOI) und können somit eindeutig zitiert, dauerhaft verlinkt und schnell aufgefunden werden.

 

Wie können Forschungsdaten nachgenutzt werden?

Die Nutzungsbedingungen für Dritte werden durch Lizenzen geregelt. In Übereinstimmung mit der Forschungsdaten-Policy der Humboldt-Universität zu Berlin wird die Verwendung der offenen Standardlizenz Creative Commons (CC) angeboten.

 

Wie wird mit sehr umfangreichen Datensätzen verfahren?

Bei einer größeren Anzahl von Dateien ist es zweckmäßig, diese zu sinnvollen Einheiten in unverschlüsselten zip-Dateien zusammenfassen. Sollten Sie große Dateien publizieren wollen (>500 MB), bitten wir Sie, mit der Autorenbetreuung vor Einreichung in Kontakt zu treten. Sehr große Dateien sollten innerhalb des Netzes der Humboldt-Universität oder eines anderen mit hoher Bandbreite hochgeladen werden.

 

Wie wählt man relevante Forschungsdaten zur Veröffentlichung aus?
Welche Forschungsdaten in welchem Umfang publiziert werden, ist von dem Ziel der Publikation abhängig. Forschungsdaten können eine illustrative Funktion haben, indem sie bestimmte Erkenntnisse bespielhaft belegen. In diesem Fall sollten Forschungsdaten auf diesen Zweck zugeschnitten ausgewählt werden. Für den Nachvollzug von Forschungsergebnissen, kann es aber notwendig sein, ganze Datensätze zu veröffentlichen sowie die Analysewerkzeuge bzw. Algorithmen offen zu legen.
Ein weiteres Ziel einer Forschungsdatenpublikation kann in der Bereitstellung zur Nachnutzung und weiteren Beforschung liegen. In diesem Fall sollte die fachspezifische und -übergreifende Relevanz abgeschätzt werden unter Berücksichtigung des Erhebungsaufwandes und der Reproduzierbarkeit der jeweiligen Daten. Ob für diesen Zweck die Rohdaten oder bereits selektierte und bearbeitete Daten geeignet sind, hängt vom Forschungskontext ab. In jedem Fall wird empfohlen die Auswahlkriterien für die veröffentlichten Forschungsdaten in einer Dokumentation transparent zu machen.
 

Wie reicht man die zusätzlichen Forschungsdaten ein?
Die Einreichung der Textpublikation und die Einreichung von Forschungsdaten sind getrennte Vorgänge. Wir empfehlen zunächst die Forschungsdaten einzureichen, damit diese in der Textpublikation zitiert werden können. Beginnen Sie die Einreichung durch Login oder Registrierung, wie es unter "Einreichung einer Publikation" beschrieben wird. Wählen Sie eine passende Sammlung im Bereich "Forschungsdaten" aus.
 

Wie werden die Forschungsdaten beschrieben?
Bei der Einreichung öffnet sich ein Eingabeformular, in welches Sie alle erforderlichen Informationen eingeben. Das Formular ist weitestgehend selbsterklärend. Pflichtfelder sind mit * gekennzeichnet. Diese Informationen (Metadaten) dienen vor allem dazu, Ihre Publikation sichtbar und recherchierbar zu machen.
Für den Nachvollzug und die Nachnutzung von Forschungsdaten ist es notwendig, deren Entstehungskontext und die angewandten Werkzeuge der Datenerhebung, -aufbereitung bzw. -analyse zu dokumentieren. Die Dokumentation von Forschungsdaten kann sehr fachspezifisch sein und sollte sich an disziplinären Richtlinien orientieren. Es wird empfohlen eine Forschungsdatendokumentation, zusätzlich zu den beschreibenden Metadaten in Form einer *.txt-Datei hochzuladen.
 

Wie werden Forschungsdaten mit der Textpublikation verknüpft?

Sowohl die Textpublikation als auch die zugehörigen digitalen Forschungsdaten erhalten persistente Identifikatoren (DOI - Digital Object Identifier). Mit Hilfe dieser persistenten Identifikatoren können unterschiedliche Publikationsobjekte miteinander in Relation gesetzt bzw. referenziert werden. Bei der Einreichung einer Publikation auf dem edoc-Server können die Relationen “Has Part” bzw. “Is Part Of” im Sinne eines integralen Bestandteils oder “Has Supplement” bzw. “Is Supplement To” im Sinne einer Ergänzung angegeben werden. Eine Forschungsdatenpublikation kann auch mit mehreren Publikationsformen (z.B. Dissertation und Zeitschriftenartikel) in Relation gesetzt werden. Die Veröffentlichung der Textpublikation und der Forschungsdaten können dabei auch zeitlich versetzt erfolgen.
 

Wie wird die Nachnutzung der Forschungsdaten geregelt?
Die Nutzungsbedingungen für Dritte werden durch Lizenzen geregelt. Wählen Sie eine Lizenz im Eingabeformular aus! Die gleiche Lizenz muss auch im Erstveröffentlichungsvertrag angekreuzt werden. Werden mehrere Dateien unter einer Einreichung hochgeladen, gelten für alle Dateien die gleichen Lizenzbedingungen.
 

Wie wird eine Sperrfrist (Embargo) vereinbart?
Bitte nutzen Sie das Feld "Mitteilungen für Autorenbetreuer".
 

Welche Datenformate sind geeignet?
Nur unverschlüsselte Dateien werden zur Publikation angenommen. Für eine optimale Langzeitarchivierung sollten die Dateien darüber hinaus nicht komprimiert, firmeneigen oder patentiert sein sowie einen offenen, dokumentierten Standard nutzen.

Wir empfehlen folgende Dateiformate:

-Text: TXT, PDF/A, XML
-Tabellendaten: CSV
- Bild: TIFF, PNG, JPG 2000, SVG
- Audio: WAV
- Video: Motion JPG 2000, AVI, MOV

 

Wie benennt man die Dateien?
Forschungsdaten sollten mit Hilfe einer klaren Verzeichnisstruktur und Dateinamenbenennung organisiert und gesichert werden. Es wird empfohlen, vor Beginn der Datenerfassung Konventionen festzulegen. Eine Umbenennung ist nach der Veröffentlichung nicht mehr möglich.
Benennen Sie alle Dateien nach Inhalt oder Funktion. Nutzen Sie Namen wie "dissertation_nachname_vorname.pdf", "temperatur_daten_2014.csv", "temperatur_analyse.r". Vermeiden Sie Namen wie "manuskript.pdf", "ergebnis1.csv", "bild12.png". Verwenden Sie keine Sonderzeichen außer dem Binde- und Unterstrich.
 

Was wird vor der Veröffentlichung überprüft?

Es erfolgt lediglich eine formale Überprüfung von Metadaten und Dateien. Bei Problemen erhalten Sie eine Nachricht und die Gelegenheit zur Korrektur.
 

Muss ein zusätzlicher Veröffentlichungsvertrag abgeschlossen werden?
Für die Publikation von Forschungsdaten muss ein Erstveröffentlichungsvertrag abgeschlossen werden. Verwenden Sie das Formular "Erstveröffentlichungsvertrag für Forschungsdaten".